Hoy veremos como un plan de comunicaciones es el marco para cómo se comparte la información sobre la organización y entre quienes lo necesitan.
Este plan será diferente durante un incidente y entre las operaciones normales del día a día. Las técnicas de comunicación y el contenido también variarán en función de si la audiencia o destino es interno o externo.

Errar en la difusión o en las piezas de la información corren el riesgo de afectar negativamente a la percepción de su organización. Y muy poca información puede causar especulación infundada o prevenir a un participante activo de tomar una acción específica inadecuada.

Las Comunicaciones Internas comienza la primera vez que un empleado potencial se pone en contacto con su empresa (en un reclutamiento de personal por ejemplo) y continúan hasta el final del trabajo de ese empleado con su organización (despido o renuncia). Es esencial que todas las comunicaciones se coloquen adecuadamente para soportar los requerimientos del negocio — especialmente los relacionados con la seguridad. La cercana coordinación con el departamento de Recursos Humanos (RRHH), Relaciones Públicas (si existiese) o Secretaría General y El Deparamento de Legales será esencial para crear con éxito un marco adecuado para las comunicaciones.

Orientanción de Nuevos Empleados

La orientación de un nuevo empleado debe ser importante dentro de su organización.

Las Sesiones de orientación que da a conocer a nuevos empleados  todas las políticas que se describen en su Documento de Respuesta a Incidentes.

Cada empleado debe entender su papel en la seguridad de la organización, conocer los pasos necesarios para proteger los activos de la empresa, saber dónde buscar información adicional (Ej, Intranet) .

Es la mejor oportunidad para ganar aceptación de la seguridad por parte de un empleado nuevo y tener el compromiso con la seguridad de los activos de la empresa.

Una Organización debe considerar siempre cursos de actualización de seguridad como un suplemento a la capacitación de su personal y deben producirse regularmente a lo largo de la carrera de un empleado y especialmente ante actualizaciones del documento de Seguridad.

Adicionalmente debemos asegurarnos que:

  • Los empleados entiendan lo que se espera de ellos y su rol dentro de la seguridad.
  • Actualizar a los empleados sobre las modificaciones a la política que podría no hayan sido notificados utilizando todos los medios posibles (charla, webcast, videos, reuniones, intranet, email)
  • Proporcionar a los empleados con un foro para obtener aclaraciones sobre cualquier tema de seguridad.
  • Reforzar la importancia de la seguridad a la empresa y su seguridad personal.
  • Generar entrenamiento frecuentes inclusive si el entrenamiento es un repaso de las políticas de la compañía.

Campañas de Concientización (Marketing Interno)

Las Campañas de concientización sobre el redondeo a pre-incidentes es el concepto de campañas de sensibilización.

Una campaña de sensibilización puede adoptar muchas formas. Independientemente de los métodos empleados, los objetivos de esta campaña son para cambiar el comportamiento específico, indeseable, centrado alrededor de la seguridad y para reforzar la importancia de la seguridad a todo el personal.

Las campañas de sensibilización tienen más éxito cuando son menos intrusivas. Por ejemplo, no debería enviar a notas diarias, de varias páginas sobre seguridad debido a que, con el tiempo, la gente deja de leerlos.

La sensibilización de actividades deberían ser simples, debe ser fácil consumir y debe contener la verborrea mínima necesaria para hacer su punto.

Algunos ejemplos de actividades de sensibilización pueden ser:

  • Carteles creativos para no compartir información personal, contraseñas o similares que refuercen su campaña a pre-incidentes.
  • Mensajes de correo electrónico recordando a los empleados de una política específica.
  • Una publicidad con banner en un boletín de noticias de la empresa.
  • Publicidad en la intranet de la empresa recordando alguna política o reenviado al sitio de políticas de la empresa
  • Distribución de crítica de teléfonos y direcciones de correo electrónico
  • Cualquier otra forma de información que es asimilado fácilmente por su audiencia (empleados o contratados)

TIP: Para sensibilizar y concientizar busque apoyo del departamento de Marketing (si es que existe alguno dentro de su compañía).

Esto ha sido todo para el plan de comunicaciones con una breve introducción a ellos.

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Hoy veremos como un plan de comunicaciones es el marco para cómo se comparte la información sobre la organización y entre quienes lo necesitan. Este plan será diferente durante un incidente y entre las operaciones normales del día a día. Las técnicas de comunicación y el contenido también variarán en...